Apartado 1 – Identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento
En virtud de la legislación vigente en materia de protección de datos, los datos personales del interesado serán objeto de tratamiento por parte de:
United Laboratories Madrid, S.A.
Juan Esplandiú, N. º 15, 28007 Madrid
(España)
Teléfono: 915504399.
Correo electrónico: dpo@unilabs.com
Apartado 2 – Datos personales recopilados
Unilabs recopila los siguientes datos personales del interesado:
- Datos identificativos: nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, domicilio y fecha de nacimiento.
- Datos profesionales: contratos laborales y registros de RR. HH. asociados, curriculum vitae, horario laboral, denominación del puesto, funciones, departamento, categoría, fecha de inicio del puesto actual, antigüedad, puesto actual, registros de vacaciones anuales y festivos, y datos de contacto en caso de emergencia.
- Datos financieros: datos bancarios, datos salariales, condiciones salariales, pagos de bonificaciones, asignaciones, prestaciones, números de la Seguridad Social, datos personales del cónyuge o personas dependientes, incluido el estado civil, y datos familiares para la percepción de prestaciones.
- Datos sobre rendimiento: revisión de rendimiento, notas formales de las reuniones de revisión de rendimiento, y documentación del plan de mejora del rendimiento.
- Datos sobre investigaciones: copias de cualquier denuncia formal de empleados, notas de la investigación formal o de la reunión disciplinaria, declaraciones formales de testigos, resultados documentados de dichas investigaciones o audiencias disciplinarias.
- Datos técnicos: correo electrónico de Unilabs, historial de navegación de internet, móvil de Unilabs y datos de registro.
- Datos médicos: registros de bajas médicas, registros de la prestación por incapacidad temporal y evaluaciones de aptitud de riesgos laborales.
Apartado 3 – Fines del tratamiento y base jurídica
Los datos personales del interesado serán objeto de tratamiento para los siguientes fines de acuerdo con la base jurídica que se indica a continuación:
Fin | Base jurídica |
Expediente laboral Cumplir con la legislación laboral y fiscal, garantizar que se respetan y gestionan correctamente las condiciones laborales, así como gestionar la planificación y la estructura organizativa en Unilabs. | El tratamiento es necesario para el cumplimiento de la legislación laboral y fiscal. Asimismo, el tratamiento es necesario para el cumplimiento del contrato laboral. Los datos de contacto en caso de emergencia se obtienen de los empleados para proteger sus intereses vitales en caso de accidente o emergencia. |
Formación y desarrollo Impartir formación y facilitar el desarrollo de la plantilla. | El tratamiento es necesario para el cumplimiento del contrato laboral. |
Gestión de los viajes de negocios Organizar y posibilitar los viajes de negocios. | El tratamiento es necesario para el cumplimiento del contrato laboral. |
Gestión de los sistemas de denuncia interna Gestionar los sistemas de denuncia interna de irregularidades. | El tratamiento se realiza en cumplimiento de una obligación legal, en virtud de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción |
Teleconferencias y formación a distancia Ejecutar plataformas internas a través de proveedores externos. | El tratamiento es necesario para el cumplimiento del contrato laboral |
Nóminas Garantizar que los empleados perciben su retribución según su contrato y que las deducciones establecidas legalmente para el empleador se liquidan a las autoridades fiscales. | El tratamiento es necesario para el cumplimiento de la legislación laboral y fiscal. Asimismo, el tratamiento es necesario para el cumplimiento del contrato laboral. |
Pago de la prestación por incapacidad temporal Asignar la prestación por incapacidad temporal al personal que corresponda. | El tratamiento es necesario para el cumplimiento de obligaciones legales en el ámbito laboral |
Gestión de pensiones Gestionar correctamente la pensión a la que el empleado tiene derecho y cumplir con la correspondiente normativa a nivel estatal en materia de pensiones. | El tratamiento es necesario para el cumplimiento de la legislación en materia de pensiones. Asimismo, el tratamiento es necesario para el cumplimiento del contrato laboral. |
Gestión del rendimiento Gestionar el rendimiento de los empleados de acuerdo con las políticas de empresa correspondientes. | El tratamiento es necesario para el cumplimiento del contrato laboral y se realiza para gestionar el rendimiento de los empleados cuando no prevalecen sobre el mismo los derechos y las libertades de los empleados. |
Investigación de denuncias, cuestiones disciplinarias y situaciones de acoso Garantizar que las denuncias de los empleados o las cuestiones disciplinarias se gestionan e investigan correctamente de acuerdo con los principios de justicia natural, así como con las políticas de Unilabs y la legislación laboral. | El tratamiento es necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales del empleador, la aplicación de procedimientos justos en las investigaciones relacionadas con los empleados (Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción) y el cumplimiento del contrato laboral. |
Gestión de la red, la seguridad y los activos y herramientas de TI Proteger de los peligros relacionados con el uso del correo electrónico e internet, así como garantizar que los empleados utilizan estos sistemas siguiendo las políticas de Unilabs. Asimismo, ofrecer los activos y las herramientas de TI adecuadas. | El tratamiento es necesario para el cumplimiento del contrato laboral para gestionar el rendimiento de los empleados y garantizar la seguridad de los sistemas de correo electrónico e internet cuando no prevalecen sobre dicho interés los derechos y las libertades de los empleados. |
Evaluación de la capacidad de trabajo Gestionar las ausencias de los empleados, gestionar la prestación por incapacidad temporal según el contrato laboral y el manual para empleados, y permitir que Unilabs evalúe la capacidad para trabajar de los empleados pertinentes. | El tratamiento es necesario para evaluar, con sujeción a las debidas garantías, la capacidad de trabajo de los empleados, y cumplir con las obligaciones y ejercer los derechos en virtud de la legislación laboral y en materia de salud y seguridad. Por lo tanto, el tratamiento se fundamenta en el cumplimiento del contrato laboral |
Gestión de la finalización de la relación laboral Gestionar correctamente la finalización de la relación laboral. | El tratamiento es necesario para cumplir con el contrato laboral para gestionar la finalización de la relación laboral de acuerdo con las políticas corporativas cuando no prevalecen sobre dicho interés los derechos y las libertades de los empleados. |
En cualquier caso, la entrega de los datos es obligatoria, no pudiéndose desarrollar el objeto del contrato laboral en caso contrario.
Apartado 4 – Elaboración de perfiles o decisiones automatizadas
No resulta de aplicación: no se elaboran perfiles ni se toman decisiones automatizadas en las actividades de tratamiento de los datos personales del interesado.
Apartado 5 – Recopilación de datos indirecta
Los datos personales del interesado podrán ser objeto de recopilación indirecta desde diversas fuentes:
Categorías de datos personales recopilados indirectamente | Fuente |
Datos identificativos y profesionales | Otras entidades de Unilabs |
Apartado 6 – Categorías de destinatarios de los datos personales
Los datos personales del interesado serán comunicados a los siguientes destinatarios:
- Los datos serán cedidos a las Administraciones Públicas y a la correspondiente Mutua Colaboradora de la Seguridad Social en los casos previstos por la Ley. Su nombre y cuenta bancaria podrán ser comunicados a entidades financieras para el pago de su nómina. Adicionalmente, sus datos podrán ser comunicados a las restantes empresas de nuestro Grupo, cuya identidad puede consultarse en el siguiente enlace.. La finalidad de esta cesión es la gestión centralizada de nuestras actividades y el cumplimiento de fines administrativos internos, incluido el tratamiento de datos personales de los empleados.
Apartado 7 – Plazo de conservación de los datos
Unilabs solo conservará los datos personales del interesado el tiempo necesario para cumplir con los fines para los que fueron recogidos, entre otros, el cumplimiento de cualquier obligación legal, fiscal, contable, contractual o de información. Los datos de los empleados serán conservados durante los plazos exigidos por la normativa laboral y, posteriormente, hasta que prescriban las eventuales responsabilidades derivadas de dicha relación y a los solos efectos de atenderlas, en su caso. UNILABS pone a disposición de sus empleados un portal web donde podrán acceder a sus datos laborales, tales como sus nóminas y certificados de retenciones. UNILABS realizará las gestiones necesarias para que dichos datos estén disponibles en el portal web, en aras a facilitar a los empleados el acceso a la información derivada de la relación laboral que mantiene con dicho grupo empresarial.
Apartado 8: Llamadas telefónicas al Contact Center:
Las llamadas telefónicas que se realicen al Contact Center y en las que intervengan los empleados de dicho departamento serán grabadas y tratadas por UNILABS con los siguientes fines:
Control de Calidad: La grabación de llamadas nos permitirá evaluar la calidad de nuestras interacciones con los clientes. Esto nos ayudará a identificar áreas en las que podamos mejorar nuestros servicios y brindar una experiencia más satisfactoria a nuestros clientes. Estas evaluaciones serán utilizadas exclusivamente con fines internos y no se compartirán fuera de la empresa.
Control Laboral o Disciplinario: Esto incluye verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la empresa, así como investigar y resolver cualquier disputa o queja que pueda surgir en el futuro. Es importante destacar que estas grabaciones solo se utilizarán cuando sea estrictamente necesario y de acuerdo con las políticas de la empresa.
Todas las grabaciones se manejarán de manera segura y se almacenarán de acuerdo con los requisitos que impone la normativa de protección de datos. Se garantizará que solo las personas autorizadas tengan acceso a estas grabaciones.
Este tratamiento tiene su base legitimadora en la ejecución del contrato de trabajo y las facultades legales de control concedidas al Responsable. Las grabaciones se conservan un máximo de 180 días. El tratamiento de su voz es, por tanto, necesario, no pudiendo cumplirse las finalidades indicadas en caso contrario. Las grabaciones no serán comunicadas a terceros, salvo obligación legal.
Apartado 9 – Transferencia de datos personales
Atendiendo a la presencia internacional del Grupo Unilabs, los datos personales del interesado podrán ser transferidos fuera del Espacio Económico Europeo (EEE) a países que están reconocidos por la Comisión Europea y aseguran un nivel adecuado de protección basado en una decisión de adecuación, como es el caso de Suiza (país donde se encuentran las oficinas centrales de Unilabs), y a otros países con distintos niveles de protección.
Según la normativa en materia de protección de datos, para garantizar un nivel adecuado de protección de los datos personales del interesado transferidos a dichos países, Unilabs establece las protecciones correspondientes, como la firma de un acuerdo de transferencia de datos basado en las cláusulas contractuales tipo (CCT) publicadas por la Comisión Europea. Para obtener copias de dichos acuerdos, el interesado puede dirigirse a la siguiente dirección de correo electrónico: dpo@unilabs.com.
Apartado 10 – Derechos de los interesados
En relación con sus datos personales, el interesado tiene los siguientes derechos:
- (a) Oposición: El interesado puede oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando el responsable del tratamiento se base en un interés legítimo del mismo (o de un tercero), y el interesado, debido a sus circunstancias personales, desee oponerse al tratamiento sobre esta base. Para ejercer el derecho de oposición y facilitar los datos correspondientes, el interesado puede contactar con el responsable del tratamiento.
- (b) Acceso a sus datos personales: El interesado puede solicitar acceso a sus datos personales que obran en poder del responsable del tratamiento, así como información sobre los datos personales que utiliza el responsable, por qué los utiliza, con quién los comparte, su plazo de conservación y si se utilizan para decisiones automatizadas. El interesado puede solicitar acceso de forma gratuita.
En cumplimiento del RGPD, el responsable responderá a cualquier solicitud de acceso sin dilación indebida y a más tardar en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud. En determinadas circunstancias, dicho plazo podrá prorrogarse otros dos meses, por ejemplo, en el caso de que la solicitud sea compleja. En este caso, el responsable informará al interesado del motivo de la prórroga en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud. - (c) Consentimiento: En la mayoría de los casos, el consentimiento del interesado no será necesario para utilizar sus datos personales, ya que solo serán utilizados por el responsable para cumplir con las obligaciones y ejercer los derechos como empleador. El responsable solo solicitará el consentimiento del interesado para el tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias. Cuando el interesado ha dado su consentimiento para que el responsable utilice sus datos personales, puede retirarlo en cualquier momento.
- (d) Rectificación: El interesado puede solicitar al responsable que modifique o complete los datos personales que obran en su poder.
- (e) Supresión: El interesado puede solicitar al responsable que elimine sus datos personales cuando el responsable ya no necesite utilizarlos, cuando el interesado retire su consentimiento o cuando el responsable no disponga de base legítima para conservarlos. El responsable podrá conservar los registros de empleados durante un plazo determinado una vez finalizada la relación laboral si está obligado legalmente a ello.
- (f) Portabilidad: El interesado puede solicitar al responsable que le facilite determinados datos personales que obran en su poder o que los facilite a un tercero en un formato estructurado, de uso común y en formato electrónico para que puedan transferirse fácilmente.
- (g) Limitación: El interesado puede solicitar al responsable que limite el uso de sus datos personales cuando haya solicitado su supresión o se haya opuesto a su utilización.
- (h) No ser objeto de decisiones automatizadas: Las decisiones automatizadas son aquellas decisiones tomadas por un sistema electrónico que utiliza datos personales sin intervención humana. El interesado tiene derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos en él o le afecten significativamente de modo similar, salvo que (i) haya dado su consentimiento, (ii) sea necesario dada la existencia de un contrato entre el interesado y el responsable, o (iii) esté permitido legalmente. Asimismo, el interesado tiene derecho a impugnar decisiones tomadas en relación con él mismo. Actualmente, el responsable no toma decisiones automatizadas relativas a la relación laboral con el interesado. En caso de producirse cambios, el responsable lo notificará con antelación.
Apartado 11 – Medios para el ejercicio de los derechos
Para ejercer sus derechos, el interesado puede cumplimentar el formulario web disponible en este enlace.
Asimismo, puede ejercer sus derechos enviando un mensaje de correo electrónico a la siguiente dirección: dpo@unilabs.com.
El ejercicio de sus derechos es gratuito.
Apartado 12 – Datos de contacto del delegado de protección de datos
En caso de comentarios o preguntas relativos a la presente Política de privacidad o las prácticas de tratamiento de datos del responsable, el interesado puede contactar con el delegado de protección de datos.
Correo electrónico: dpo@unilabs.com
Apartado 13 – Derecho a presentar una reclamación ante las autoridades de protección de datos
Si el interesado no está conforme con el tratamiento de sus datos por parte del responsable o la gestión de cualquier consulta o solicitud en materia de privacidad y no ha recibido una respuesta satisfactoria del responsable o el DPD, tiene derecho a presentar una reclamación ante las autoridades competentes en materia de protección de datos del Estado miembro en el que tenga su residencia habitual, su lugar de trabajo o correspondiente al lugar de la supuesta infracción.
La autoridad española competente es la siguiente:
Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
c/ Jorge Juan, 6
28001 Madrid
Tel. +34 91 266 3517
Fax +34 91 455 5699
Para obtener los datos de contacto de otras autoridades competentes en materia de protección de datos, el interesado puede consultar el directorio de la Comisión Europea.
Apartado 14 – Confidencialidad
En el desarrollo de la relación laboral que mantiene con UNILABS, el Empleado dispone de acceso a determinada información que tiene el carácter de Información Confidencial.
A estos efectos, es Información Confidencial toda la información que el Empleado conozca o a la que tenga acceso en el cumplimiento de su relación laboral, incluyendo, con carácter enunciativo pero no exhaustivo, las ideas (siempre que no se trate de ideas de carácter general), procesos, estructuras, bases de datos, conceptos desarrollados, métodos, dibujos, borradores, técnicas, diseños, información económica, financiera, técnica, tecnológica, comercial, estratégica, administrativa, de personal, de negocio, de clientes, de mercado o de cualquier otro tipo relativa a la Compañía, incluidas las creaciones objeto de derechos de propiedad intelectual o industrial, la metodología y operativa de la Compañía y cualquier otra información cuya confidencialidad, por su naturaleza y/o circunstancias, deba estimarse de buena fe que interesa mantener a la Compañía, incluyendo, en todo caso, los datos de carácter personal sometidos al régimen del Reglamento General de Protección de Datos y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales.
De acuerdo con lo anterior, el Empleado se compromete a
- Mantener total y absoluto secreto sobre toda la Información Confidencial, en general, y, en especial, sobre los datos de carácter personal a los que acceda.
- No realizar copias y no comunicar, fuera del contexto de su actividad laboral, cualquier Información Confidencial.
- No conservar copia alguna de la Información Confidencial tras la extinción del contrato que le vincula con UNILABS, restituyendo de forma inmediata y sin requerimiento alguno los soportes y documentos de cualquier clase que pudieran contener dicha información.
- Impedir que terceras personas no autorizadas copien o accedan a la Información Confidencial.
Dichas obligaciones permanecerán vigentes durante toda la duración del contrato e incluso después de finalizado éste por cualquier causa, sin límite temporal.
Asimismo, el empleado queda informado de que los distintos medios de producción que se le facilitan para desarrollar su actividad, tales como Internet, correo electrónico, teléfonos móviles y ordenadores portátiles, son propiedad de UNILABS y que únicamente deberán utilizarse para fines relacionados con el cumplimiento de la prestación laboral, no utilizándose en ningún caso para fines personales o privados. Por tanto, la correcta utilización de las herramientas de trabajo queda dentro del ámbito del poder de vigilancia y control del empresario y, consecuentemente, con el fin de garantizar el
cumplimiento de sus obligaciones y los compromisos asumidos en este documento, UNILABS podrá acceder y controlar en cualquier momento su uso en virtud de la legislación vigente y en especial al art. 20.3 del Estatuto de los Trabajadores que regula la “Dirección y control de la actividad laboral” por parte del empresario o persona en quien éste delegue.
Cumplimiento de los procedimientos internos en materia de protección de datos de carácter personal.
La empresa ha puesto a disposición del Empleado una copia de los procedimientos de seguridad diseñados en UNILABS para garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos, siendo obligación de aquel leer detenidamente dichos documentos y cumplir las instrucciones detalladas en ellos en lo que afecten a sus funciones.
Estas obligaciones se extienden a cualquier fase del tratamiento que de los datos pudiera realizarse y subsistirán aún después de terminada, en su caso, la relación contractual con UNILABS
Consecuencias derivadas del incumplimiento.
En caso de incumplimiento de las disposiciones de este documento, se podrán derivar contra el empleado las acciones disciplinarias, civiles o penales oportunas.